Małe zmiany, które robią dużą różnicę
Nie musisz być wielką firmą, żeby zacząć automatyzować. Wystarczy, że codziennie robisz te same rzeczy, które spokojnie mogłaby ogarniać maszyna zamiast człowieka. Albo przynajmniej zamiast Ciebie 😉
Poniżej znajdziesz 5 typowych zadań w firmach, które można zautomatyzować nawet bez programisty i bez wymiany całego systemu.
1. Wysyłanie przypomnień i powiadomień
Maile, SMS-y, wiadomości – wszystko to może dziać się samo.
Przykład? Klient umówił się na spotkanie. Godzinę przed dostaje SMS-a z przypomnieniem. Po spotkaniu – automatyczny e-mail z podziękowaniem albo prośbą o opinię. Można to ustawić raz i działa zawsze.
✅ Efekt: mniej zapomnianych spotkań, lepsze wrażenie dla klienta, brak klikania w kalendarz.
Narzędzia: Google Calendar + Zapier / Make, Twilio, Gmail, SMSAPI.
2. Przepisywanie danych z formularzy
Ktoś coś wypełnił na stronie? Nie musisz tego kopiować ręcznie.
Formularz kontaktowy, formularz zamówienia, zgłoszenie reklamacji – wszystko to można ustawić tak, żeby trafiało:
- do Excela lub Google Sheets,
- do CRM-u,
- do Slacka albo na e-mail konkretnych osób.
✅ Efekt: żadnych zgubionych zapytań, porządek w danych, lepsza organizacja pracy.
Narzędzia: Google Forms, Tally, Typeform + Zapier / Make, Airtable.
3. Wystawianie faktur po złożeniu zamówienia
Tak, to też da się zautomatyzować.
Ktoś złożył i opłacił zamówienie → automatycznie generuje się faktura → klient dostaje ją mailem → PDF trafia do folderu lub do biura księgowego.
✅ Efekt: oszczędność czasu i nerwów. Zero „zaraz wystawię fakturę, tylko kawę zrobię”.
Narzędzia: Fakturownia, inFakt, iFirma, integracje z bramkami płatności.
4. Tworzenie raportów i zestawień
Czy zbierasz co tydzień dane ręcznie? To już dawno można było oddać robotowi.
Przykład: w każdy piątek rano tworzysz zestawienie sprzedaży z całego tygodnia. Robisz to ręcznie? To po co? Można ustawić automatyczne generowanie raportu PDF lub arkusza i wysyłkę go do wybranych osób w firmie.
✅ Efekt: raporty są zawsze, nie trzeba o nich pamiętać, a Ty masz więcej przestrzeni w głowie.
Narzędzia: Google Sheets, Notion, PowerBI, DataStudio + automatyczne wysyłki mailowe.
5. Zarządzanie nieobecnościami i urlopami
Działa nawet w małych firmach, bez osobnego działu HR.
Pracownik chce wziąć wolne – wypełnia prosty formularz online. Informacja trafia do szefa i do kalendarza zespołu. Można dodać automatyczne potwierdzenie i przypomnienie np. dzień przed powrotem.
✅ Efekt: mniej pytań typu „a gdzie dzisiaj jest Jacek?” i mniej biegania z kartkami.
Narzędzia: Google Forms, Calendly, Slack, Notion, Zapier / Make.
I co teraz?
Jeśli w trakcie czytania pomyślałeś „o kurde, ja też to robię codziennie” – to znaczy, że właśnie znalazłeś pierwszy proces, który warto zautomatyzować.
Nie musisz robić wszystkiego od razu. Zautomatyzuj jedną rzecz. Potem kolejną. I kolejną. Tak się właśnie zaczyna porządna zmiana.
💬 Nie wiesz, od czego zacząć? Opisz nam jedno zadanie, które robisz codziennie. Sprawdzimy, czy da się je zautomatyzować – i damy znać, jak to ugryźć bez stresu.