Jak samodzielnie rozpoznać pierwsze procesy do automatyzacji
właściwie każdy właściciel firmy czy pracownik biurowy miał w życiu ten moment:
„Czemu ja to znowu robię ręcznie?” albo „Czy tego się nie da jakoś zautomatyzować?”
No właśnie – da się? Czy nie da?
W tym wpisie podpowiemy Ci, jak samodzielnie rozpoznać pierwsze procesy, które warto zautomatyzować – bez konieczności studiowania informatyki i bez użycia słowa „transformacja cyfrowa” (oops, właśnie użyliśmy).
Od czego w ogóle zacząć?
anim zaczniesz googlować „jak zrobić automatyzację w mojej firmie”, odpowiedz sobie na jedno pytanie:
👉 Co w ciągu dnia robisz po raz trzeci, czwarty, piąty – i za każdym razem tak samo?
To może być:
- kopiowanie danych z maila do Excela,
- przepisywanie danych z formularza do innego systemu,
- ręczne wystawianie faktur dla każdego zamówienia,
- wysyłanie klientom przypomnień o płatności.
Brzmi znajomo? No właśnie.
4 cechy dobrego kandydata do automatyzacji
Nie wszystko warto automatyzować. Ale jeśli zadanie spełnia te 4 warunki, to jest bardzo dobrym kandydatem:
- Powtarzalność – robisz to często i zawsze (lub prawie zawsze) w ten sam sposób.
- Reguły są jasne – wiadomo kiedy to zrobić, jak, gdzie i co ma być efektem.
- Dane już gdzieś istnieją – np. w formularzu, arkuszu, mailu, systemie.
- Zabiera czas, ale nie wymaga ludzkiej oceny – nie trzeba się „zastanawiać” nad decyzją.
📌 Przykład: Jeśli codziennie rano kopiujesz zamówienia z jednej platformy do drugiej, to jest klasyk do automatyzacji. Ale jeśli codziennie oceniasz, który klient dostanie rabat na podstawie jego tonu w mailu – to już raczej nie.
Gdzie najczęściej ukrywają się rzeczy do zautomatyzowania?
Z doświadczenia (i z rozmów z klientami) widzimy, że najwięcej „ręcznej roboty” dzieje się w takich obszarach:
📬 Komunikacja
- Przypomnienia do klientów
- Automatyczne odpowiedzi
- Potwierdzenia spotkań lub zamówień
📄 Dokumenty i faktury
- Wystawianie dokumentów po opłaceniu zamówienia
- Przesyłanie ich do księgowości
- Porządkowanie w folderach lub systemach
📊 Dane i raporty
- Codzienne/tygodniowe zestawienia
- Ręczne kopiowanie liczb między narzędziami
- Przeklejanie danych z formularzy
🤝 Obsługa klienta
- Przypisywanie zgłoszeń do odpowiednich osób
- Notyfikacje o nowych formularzach lub zapytaniach
- Wysyłanie follow-upów
Co z rzeczami „specyficznymi”?
Niektóre firmy mają procesy tak bardzo „po swojemu”, że nie są pewne, czy cokolwiek da się zautomatyzować. Nasza odpowiedź?
Spokojnie.
Automatyzacja nie musi się zaczynać od rewolucji – można zacząć od jednej, małej automatyzacji.
Czasem wystarczy, że jakiś formularz zamiast trafiać tylko do maila, wpadnie też do arkusza, a z niego wyślą się powiadomienia do konkretnych osób. Brzmi prosto, ale potrafi odciążyć zespół bardziej niż nowa osoba na etacie.
Jak to sprawdzić bez specjalisty?
Masz podejrzenie, że jakiś proces nadaje się do automatyzacji?
Zrób szybki test:
- Zrób screena albo opisz krok po kroku co robisz ręcznie.
- Zadaj sobie pytanie: „Czy za każdym razem robię to samo?”
- Pokaż to komuś spoza firmy – jeśli potrafi zrozumieć proces, to znaczy, że da się to „przełożyć” na automatyzację.
- Wyślij nam – serio. Możesz wrzucić opis w maila, a my odpowiemy: da się / nie da się / trzeba pokombinować.
Na koniec – nie wszystko na raz
Automatyzacja to nie sprint.
To trochę jak porządki w szafie – zaczynasz od jednej półki, a potem nagle masz więcej miejsca, szybciej się ubierasz i mniej się frustrujesz.
Jeśli nie wiesz, od czego zacząć – napisz do nas. Pomożemy zidentyfikować pierwsze rzeczy, które warto zautomatyzować. Bez technobełkotu. Bez stresu.
💬 Masz pytania? A może chcesz pokazać nam coś, co robisz codziennie ręcznie?
Napisz do nas – lubimy grzebać w takich rzeczach.