Czyli jak nie siedzieć w papierach do 22:00
Księgowość to nie musi być wieczna walka z fakturami, paragonami i pytaniami typu „czy to już było zaksięgowane?”. Jeśli Twoja firma wciąż robi wszystko ręcznie – od wystawiania faktur po wysyłkę ich do księgowej – to jest spora szansa, że da się to wszystko ogarnąć sprytniej i szybciej.
W tym wpisie pokażemy Ci, co warto zautomatyzować w procesach księgowych, nawet jeśli nie masz rozbudowanego systemu ERP ani dużego działu finansowego.
Co to znaczy „automatyzacja księgowości”?
Nie chodzi o to, że robot będzie księgowym (spokojnie, nikt nie zwalnia Pani Ani).
Chodzi o to, żeby powtarzalne, nudne i podatne na błędy czynności – działy się same. Bez Twojego klikania. Bez stresu.
🔧 Co można zautomatyzować?
1.
Wystawianie faktur po opłaceniu zamówienia
Ktoś złożył zamówienie i zapłacił? Można ustawić, żeby:
- faktura wystawiała się automatycznie,
- trafiała na e-mail klienta,
- zapisywała się do folderu lub wysyłała do biura księgowego.
✅ Efekt: nie zapomnisz, nie pomylisz się, nie przetrzymasz klienta.
2.
Wysyłanie dokumentów do księgowości
Zamiast co miesiąc zbierać PDF-y do folderu i wysyłać je ręcznie, można to ustawić tak, żeby:
- trafiały do wspólnego dysku (np. Google Drive / Dropbox),
- były automatycznie podpisane nazwą klienta + datą,
- dostęp do nich miała tylko księgowa.
✅ Efekt: porządek, mniej maili, mniej pytań „czy już mogę księgować?”.
3.
Przypomnienia o płatnościach i zaległościach
Nie musisz już pilnować, kto zapłacił, a kto jeszcze nie.
System może:
- przypomnieć klientowi o zaległej płatności,
- wysłać notatkę do działu handlowego lub Ciebie,
- zaznaczyć płatności w arkuszu lub CRM-ie.
✅ Efekt: mniej niezręcznych telefonów, więcej płatności na czas.
4.
Import wydatków i kosztów
Jeśli Twoja firma korzysta z firmowej karty, możliwe jest:
- automatyczne zaciąganie danych o wydatkach z systemu bankowego,
- przypisywanie ich do kategorii,
- przygotowanie pliku CSV lub zestawienia kosztów dla księgowości.
✅ Efekt: nie trzeba zbierać paragonów w kopercie – wystarczy kliknąć „potwierdź”.
💡 Czy to tylko dla dużych firm?
Nie! Właśnie małe i średnie firmy najwięcej zyskują, gdy odciążą się z papierkowej roboty.
Często wystarczy połączenie prostych narzędzi: fakturowni, arkusza Google, maila i automatyzatora (np. Zapier/Make).
Nie musisz mieć od razu SAP-a i konsultanta w garniturze. Wystarczy świadomość, gdzie tracisz czas i gdzie da się kliknięcia zamienić na automaty.
🚀 Od czego zacząć?
- Zrób sobie listę rzeczy, które robisz w księgowości regularnie.
- Sprawdź: co się powtarza? Co jest zawsze takie samo?
- Jeśli coś brzmi jak „kopiuj → wklej → wyślij” – to pierwszy kandydat do automatyzacji.
💬 Nie wiesz, czy Twoje procesy się nadają? Pokaż nam, jak pracujesz – a my podpowiemy, co można ogarnąć szybciej, prościej i bez bólu głowy. Serio.